11 September 2022

Reiseplanung mit OneNote - Vorteile und Nutzungsbeispiele

Wer mich kennt, weiß, dass ich ein ziemlich durchorganisierter Mensch bin, der generell gerne gut vorbereitet ist.
Deswegen sollte es niemanden verwundern, dass ich meine/unsere Reisen schon immer akribisch vorbereitet habe. 

Jahrzehntelang nutzte ich dafür Notizen auf Papier. Auf jeder Reise, egal ob dienstlich oder privat, begleitete mich eine Mappe mit Unterlagen, so dass ich Bestätigungen, Adressen, Ausflugsziele usw. immer griffbereit habe. Für USA-Touren in den 1990er Jahren war sogar ein Aktenordner mit einem Reiter für jeden Tag der Rundreise ständig in meinem Rucksack.

Schon in den 90ern stellte ich von handschriftlichen Notizen auf Word und Excel um, was den Vorteil hatte, dass ich die ausgedruckten Informationen auch später entziffern konnte 😄.

Da mit der Zeit immer mehr Informationen von den Dienstleistern (Airlines, Hotels, Autovermietungen) per E-Mail übermittelt wurden, bestanden meine Unterlagen aus vielen Dokumenten in unterschiedlichen Formaten, die an unterschiedlichen Stellen gespeichert waren. Das begann mich zu nerven. Selbst ein Ordner mit allen Dokumenten auf dem Computer oder in der Cloud war vom Smartphone aus eher umständlich zu nutzen.

Inzwischen habe ich die für mich ideale Lösung gefunden: Microsoft OneNote.

An dieses Notizbuch-Tool habe ich mich lange Zeit nicht herangetraut. Ich hatte auf dem Handy zwar Erfahrung mit Apps wie Evernote gesammelt, aber die Bedienung und Funktionsweise von OneNote erschloss sich mir trotzdem lange Zeit nicht so richtig.

Doch je öfter ich OneNote für wirklich ganz simple private Notizen nutzte, desto mehr erkannte ich die umfangreichen Möglichkeiten, die dieses Programm bietet.

Es funktioniert sowohl am PC wie auch auf meinen mobilen Geräten (Smartphone, Tablet) und ist stets über die Cloud synchronisiert. Außerdem kann ich Bereiche für Mitreisende freigeben, die dann ebenfalls Zugriff auf die gespeicherten Infos haben.

In der Praxis bedeutet das, dass ich am PC bequem die Reise planen und buchen kann. In der Entstehungsphase, vor allem bei Rundreisen, füge ich jedes neue Element direkt in OneNote hinzu, so dass dort eine vollständige "Sammlung" aller Informationen entsteht, die ich unterwegs gebrauchen kann.

Die folgende Struktur nutze ich in meinem OneNote für die Reisen:

Oberste Ebene ist ein eigenes Notizbuch "Reisen"
|__ Für jede Reise existiert ein Abschnitt.
   |__    Innerhalb des Reise-Abschnitts habe ich Seiten für die Punkte,
            die ich zur Verfügung haben möchte.

Die Seiten können beispielweise folgende Bezeichnungen haben:

  • Route Hinreise
  • Unterkunft [Ort 1]
  • Sehenswürdigkeiten [Ort 1]
  • Route Weiterreise
  • Unterkunft [Ort 2]
  • Sehenswürdigkeiten [Ort 2]
  • Route Rückreise
  • Tipps

Die Abschnitte sind farblich markiert:

  • Grün für bevorstehende Reisen
  • Blau für zurückliegende Reisen
  • Grau für abgesagte Reisen (die ich nicht lösche, wenn die Tour später einmal doch stattfinden soll)
  • Rot für meine "Reise-Bucket-List"

Screenshot meiner Abschnitte und Seiten in OneNote

Der riesige Vorteil von OneNote ist, dass dort nicht nur Text, Weblinks und Bilder gespeichert werden können, sondern auch PDF-Dateien, E-Mails und nahezu jedes andere Dateiformat, das Informationen für die Reise beinhaltet.

In der Praxis sind es Dinge wie:

  • jemand, der vom Reiseziel weiß und sich dort auskennt, schickt mir via Messenger Tipps: Raus kopieren und in OneNote einfügen.
  • für Fälle, in denen ich nicht die inzwischen vorhandene Funktion nutze, die Navi-Route vom Smartphone an das Auto zu senden: Einsteigen, Zieladresse in OneNote aufrufen, ins Navi tippen, losfahren.
  • die Hotelrezeption findet beim Check-In die Reservierung nicht? Bestätigung aufrufen und Confirmation Number nennen.
  • man ist tagsüber unterwegs, hat für ein Ausflugsziel weniger Zeit als gedacht benötigt und fragt sich: Was machen wir jetzt? Ein Blick in meine OneNote-Tipps hilft.
  • Museums-Öffnungszeiten? Fähr-Abfahrtzeiten? Ticket-Buchungs-Link? Klar könnte man diese Dinge bei Bedarf einzeln ergoogeln. In Blick in meine OneNote Notizen ist schneller.

Was mir anfangs kompliziert und umständlich vorkam, ist jetzt eine grandiose Unterstützung für mich.

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